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Der Job auf einen Blick:

  • Arbeitszeit: Teilzeit, 24 Stunden/Woche (flexible Verteilung / Gleitzeit möglich)
  • Urlaub: 30 Tage pro Jahr (anteilig / pro rata bei Teilzeit)
  • Arbeitsort: Hybrid (Berlin) – Präsenz je nach Bedarf / Abstimmung mit Team
  • Gehalt (Teilzeit, 24 h/Woche): 30.000 – 33.000 € brutto / Jahr (abhängig von Erfahrung)
  • Sachbezug: 50 € monatlich steuerfrei

Die Stelle ist ideal für Menschen, die Flexibilität brauchen (z. B. Eltern): Du kannst deine 24 Stunden pro Woche flexibel planen — in ruhigeren Wochen weniger, in Spitzenzeiten kurzfristig mehr. Wir leben ein pragmatisches, familienfreundliches Arbeitsmodell, das persönliche Lebensphasen mit Verantwortung gut vereinbar macht.

 

Zusammenfassung deiner Rolle:

  • Fördermittel-Administration (Kern, ~75 %): Du verantwortest die operative Betreuung unserer Förderprojekte (Hardtech Innovation, Deep Tech Global): Fristen und Reporting im Blick, Mittelabrufe und Verwendungsnachweise vorbereiten und als zentrale Ansprechpartner:in für Fördergeber:innen und Programm-Manager.
  • Assistenz der Geschäftsführung & Office-Operations (~25 %): Du hältst unsere Basis sauber: Vertrags- & Dokumentenpflege, Behördenpost bearbeiten, zentrale SOPs/Drive-Vorlagen pflegen sowie die erste Anlaufstelle für Office-Basics im Team und Geschäftsführung sein.
  • Dein Beitrag: Du sorgst dafür, dass dein direktes Umfeld, unsere Programmteams, Heads und die Geschäftsführung, sich auf Inhalte und Wirkung konzentrieren kann, weil die administrativen und formalen Dinge verlässlich laufen.
  • Arbeitsweise & Haltung: Hands-on, proaktiv und gestaltend: Du bekommst Freiraum, Abläufe zu vereinfachen und zu digitalisieren, statt nur bestehende Listen zu verwalten

 

Fördermittel-Administration - ca. 75%

Die Rolle hat einen starken Fokus auf zwei zentrale Programme von MotionLab.Berlin:

  • Hardtech Innovation (Berlin Startup Stipendium)
  • Deep Tech Global (Programm für Internationalisierung)

Gemeinsam mit unseren Programm-Manager:innen sowie in enger Abstimmung mit den Fördermittelgebern sorgst du dafür, dass diese Projekte administrativ sauber, budgettreu und auditsicher laufen.

  • Du bist die administrative Schnittstelle für unsere Förderprogramme in enger Zusammenarbeit mit Programmmanager:innen, Teilnehmer:innen sowie IBB und SenWEB.
  • Du übernimmst Vertragsmanagement und Dokumentation (Stipendienverträge, Teilnehmendenlisten, Nachweise, Anwesenheiten) und sorgst für eine vollständige, logisch strukturierte und prüfsichere Ablage.
  • Du unterstützt bei Budgetplanung und -kontrolle, bereitest Mittelabrufe, Verwendungsnachweise und Abrechnungen vor und sammelst die benötigten Nachweise.
  • Du behältst Fristen und Berichtspflichten im Blick, stimmst dich frühzeitig mit den Verantwortlichen im Team ab und hilfst bei Zwischen- und Abschlussberichten für die Fördermittelgeber.

Assistenz der Geschäftsführung - ca. 25%

Du übernimmst die operative Rückenmark-Funktion für Verträge, Behördenpost, Onboarding-Vorbereitung und Knowledge-Management. Ziel ist, Strukturen zu schaffen, die deine Kolleg:innen befähigen, inhaltlich erfolgreich zu arbeiten.

  • Du bearbeitest Anfragen & Post: Eingang öffnen, zuordnen, Unterlagen vorbereiten, beantworten und ggf. intern zuweisen
  • Unterstützung in Vertrags- & Dokumenten-Management: zentrale Ablage, Standard-Drafts, Fristen/Verlängerungen.
  • Du übernimmst Vendor-First Line & Office-Basics: erste Anlaufstelle für Vertragspartner wie Reinigung/IT/Security, kleine Bestellungen, Büromaterial.

Profil

  • Erfahrung & Learning: Du musst nicht in allem Expert:in sein — wichtig ist eine starke Basis in Fördermittel-Administration und Lust, dich bei uns weiterzuentwickeln. Wir unterstützen aktiv durch Einarbeitung und bezahlte Weiterbildungen.
  • 2–5+ Jahre Erfahrung in einer Rolle mit Schwerpunkt Back Office, Verwaltung, Projekt- oder Fördermittel-Administration – idealerweise in einem Startup, einer Agentur, NGO oder projektbasierten Organisation.
  • Fließendes Deutsch und gute Englischkenntnisse
  • Du arbeitest sehr strukturiert und verlässlich: Deadlines, Fristen und To-dos behältst du im Blick, auch wenn vieles gleichzeitig passiert.
  • Du arbeitest gerne mit Excel/Google Sheets & digitalen Tools.
    Idealerweise hast du bereits Erfahrung mit öffentlichen Förderprojekten (z. B. Landes-/Bundesprogramme, EU-Projekte) und weißt, wie man Nachweise, Berichte und Budgets so dokumentiert, dass sie prüfsicher sind.
  • Du bringst eine hohe Aufmerksam­keit fürs Detail mit – insbesondere bei Verträgen, Beträgen, Laufzeiten, Dokumenten und Dateibenennung.
  • Perspektive Stundenaufstockung: Wenn es für dich passt (und für uns), gibt es mittelfristig die Option, die Stunden zu erhöhen (z. B. von 24h auf 28–32h/Woche).
  • Du bist neugierig auf moderne Tools und Automatisierung (inkl. KI) und nutzt sie gerne, um wiederkehrende Aufgaben effizienter zu machen.

Warum du bei uns genau richtig bist

  • Du bist Teil des Rückgrats: Deine Arbeit sorgt dafür, dass der Laden läuft: Wenn Verträge, Unterlagen und Fördermittel sauber organisiert sind, kann das ganze Team besser arbeiten. Du bist nicht „irgendwo im Hintergrund“, sondern ein zentraler Stabilitätsfaktor.
  • Gestalten statt nur verwalten: Wir suchen jemanden, der Lust hat, Prozesse zu vereinfachen, zu digitalisieren und mit modernen Tools (inkl. KI) effizienter zu machen und sich hier ausprobieren will.
  • Wachstum & Lernen: Gemeinsam bauen wir die Strukturen, die wir für die nächsten Jahre brauchen. Dabei kannst du dich fachlich (z. B. Fördermittel, Finanzprozesse, Tools) und persönlich weiterentwickeln.
  • Startup-Umfeld statt klassische Verwaltung: Du bewegst dich in einem Umfeld aus Hardware-, Deep-Tech- und Climate-Startups, Programmen und Events – dein Alltag ist administrativ, aber das, was du möglich machst, sind Prototypen, Produkte und echte Innovation.

Kontakt

Du hast fragen zum Job? Melde dich direkt bei uns via e-mail an recruiting@motionlab.berlin.